SOP Kegiatan dan Pengajuan Anggaran Kemahasiswaan Ormawa
1. Tujuan
Dokumen ini disusun sebagai pedoman
operasional standar (Standard Operating Procedure) bagi seluruh organisasi
kemahasiswaan (Ormawa) di lingkungan Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas
Singaperbangsa Karawang (Unsika). Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk memastikan
bahwa setiap kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan oleh Ormawa berjalan
sesuai dengan tata kelola yang baik, tertib administrasi, serta akuntabel dalam
penggunaan anggaran. Dengan adanya SOP ini, diharapkan proses perencanaan,
pelaksanaan, hingga pelaporan kegiatan dapat dilakukan secara transparan dan
terstruktur.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh aktivitas
kemahasiswaan yang direncanakan, diajukan, dan dilaksanakan oleh Ormawa yang
berada di bawah naungan Fasilkom Unsika. Ruang lingkupnya mencakup semua
tahapan mulai dari penunjukan panitia, penyusunan proposal kegiatan, pengajuan
dan pencairan dana, pelaksanaan kegiatan, hingga penyusunan laporan
pertanggungjawaban (LPJ).
3. Prosedur
A. Tahap Perencanaan
Segala bentuk kegiatan kemahasiswaan
dimulai dari tahap perencanaan yang matang. Pengurus Ormawa bertanggung jawab
untuk menentukan bentuk dan arah kegiatan serta memilih panitia pelaksana yang
kompeten. Proses ini dapat diawali dengan pelaksanaan open recruitment agar
anggota yang berpartisipasi dalam kepanitiaan benar-benar berasal dari proses
seleksi terbuka dan menunjukkan minat serta kemampuan yang sesuai dengan
kebutuhan kegiatan.
Setelah panitia terbentuk, pengurus Ormawa
perlu menyusun dan menerbitkan surat tugas secara resmi kepada setiap anggota
panitia. Surat tugas ini menjadi dasar legal bagi panitia untuk menjalankan
tugasnya, termasuk dalam mengakses berbagai fasilitas administrasi fakultas.
B. Penyusunan dan Persetujuan Proposal
Panitia pelaksana yang telah ditunjuk
kemudian melakukan koordinasi awal berupa audiensi dengan Wakil Dekan I.
Audiensi ini bersifat penting untuk memastikan bahwa substansi kegiatan yang
akan dirancang telah sesuai dengan visi misi Ormawa dan mendukung pengembangan
kemahasiswaan. Selain itu, Wakil Dekan I dapat memberikan masukan awal yang
membantu panitia dalam menyusun proposal yang baik.
Setelah audiensi, panitia mulai menyusun
proposal kegiatan secara rinci. Proposal tersebut harus mencakup latar
belakang, tujuan, sasaran kegiatan, rencana anggaran biaya (RAB), susunan
kepanitiaan, jadwal pelaksanaan, serta bentuk output kegiatan yang diharapkan.
Proposal ini menjadi dokumen utama yang menunjukkan kesiapan panitia dalam
menyelenggarakan kegiatan.
Proposal yang telah disusun selanjutnya
diserahkan kepada Wakil Dekan I untuk dilakukan pengecekan kelengkapan dan
substansi. Apabila dianggap layak, Wakil Dekan I akan memberikan paraf
persetujuan sebagai bentuk verifikasi awal.
Setelah mendapat paraf dari Wakil Dekan I,
proposal diserahkan oleh panitia kepada bagian Tata Usaha. Tata Usaha kemudian
melakukan proses registrasi administratif terhadap proposal tersebut untuk
mencatat kegiatan secara resmi dalam arsip fakultas. Setelah diregister, Tata
Usaha menyampaikan proposal yang telah melalui proses tersebut kepada Dekan
untuk ditandatangani sebagai bentuk pengesahan formal kegiatan.
Dengan adanya tanda tangan Dekan, proposal
tersebut telah sah dan dapat menjadi dasar untuk melanjutkan ke proses
pengajuan dana kegiatan.
C. Pengajuan dan Penggunaan Anggaran
Setelah proposal disetujui dan
ditandatangani oleh Dekan, panitia dapat mengajukan permohonan dana melalui
mekanisme anggaran Dana Kemahasiswaan (IDK). Permohonan IDK ini diajukan melalui
bagian Tata Usaha dan diproses lebih lanjut oleh staf keuangan. Panitia wajib
mencantumkan dokumen-dokumen pendukung yang relevan agar proses pencairan dana
dapat berjalan lancar.
Staf keuangan akan memverifikasi kembali
kesesuaian ajuan dana dengan proposal yang telah disahkan. Setelah proses
verifikasi dan pencairan selesai, dana dapat digunakan oleh panitia untuk
melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Panitia
diharapkan menjaga akuntabilitas dalam penggunaan dana serta melakukan
pencatatan setiap transaksi secara rinci.
D. Pelaporan dan Pertanggungjawaban
Setelah kegiatan selesai dilaksanakan,
panitia wajib menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) yang mencakup laporan
kegiatan secara naratif dan laporan keuangan. Dokumen ini berfungsi sebagai
pertanggungjawaban resmi atas kegiatan yang telah dilaksanakan.
LPJ yang telah disusun selanjutnya
diserahkan kepada Wakil Dekan I untuk dilakukan pemeriksaan dan paraf.
Pemeriksaan ini penting untuk menilai kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan
proposal awal, serta ketepatan penggunaan dana.
Setelah LPJ mendapatkan paraf dari Wakil
Dekan I, dokumen diserahkan kepada Dekan untuk diketahui. Tindakan ini
menandakan bahwa pimpinan fakultas telah menerima dan mengakui bahwa kegiatan
telah selesai dan dilaporkan dengan benar.
Terakhir, staf keuangan akan
mendokumentasikan LPJ ke dalam arsip keuangan fakultas sebagai bagian dari
proses audit dan pelaporan rutin.
4. Ketentuan Perbaikan
Dalam prosesnya, apabila terdapat
kekurangan atau ketidaksesuaian pada dokumen proposal maupun LPJ, maka panitia
diminta untuk melakukan revisi atau perbaikan. Hal ini bisa disebabkan oleh
ketidaksesuaian anggaran, kelengkapan dokumen yang kurang, atau substansi
kegiatan yang perlu diperjelas. Untuk itu, komunikasi intensif dan koordinasi
yang harmonis antara panitia, Wakil Dekan I, serta bagian Tata Usaha dan
Keuangan sangat dianjurkan.
5. Penutup
SOP ini disusun sebagai bentuk komitmen
Fakultas Ilmu Komputer untuk menciptakan tata kelola kegiatan kemahasiswaan
yang transparan, efektif, dan akuntabel. Seluruh pengurus Ormawa diharapkan
dapat memahami dan menjalankan setiap tahapan prosedur ini dengan baik, agar
kegiatan yang diselenggarakan dapat memberikan dampak positif baik bagi
mahasiswa, fakultas, maupun masyarakat luas.