SOP Kegiatan dan Pengajuan Anggaran Kemahasiswaan Ormawa

SOP Kegiatan dan Pengajuan Anggaran Kemahasiswaan Ormawa

1. Tujuan

Dokumen ini disusun sebagai pedoman operasional standar (Standard Operating Procedure) bagi seluruh organisasi kemahasiswaan (Ormawa) di lingkungan Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Singaperbangsa Karawang (Unsika). Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk memastikan bahwa setiap kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan oleh Ormawa berjalan sesuai dengan tata kelola yang baik, tertib administrasi, serta akuntabel dalam penggunaan anggaran. Dengan adanya SOP ini, diharapkan proses perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan kegiatan dapat dilakukan secara transparan dan terstruktur.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh aktivitas kemahasiswaan yang direncanakan, diajukan, dan dilaksanakan oleh Ormawa yang berada di bawah naungan Fasilkom Unsika. Ruang lingkupnya mencakup semua tahapan mulai dari penunjukan panitia, penyusunan proposal kegiatan, pengajuan dan pencairan dana, pelaksanaan kegiatan, hingga penyusunan laporan pertanggungjawaban (LPJ).

3. Prosedur

A. Tahap Perencanaan

Segala bentuk kegiatan kemahasiswaan dimulai dari tahap perencanaan yang matang. Pengurus Ormawa bertanggung jawab untuk menentukan bentuk dan arah kegiatan serta memilih panitia pelaksana yang kompeten. Proses ini dapat diawali dengan pelaksanaan open recruitment agar anggota yang berpartisipasi dalam kepanitiaan benar-benar berasal dari proses seleksi terbuka dan menunjukkan minat serta kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan.

Setelah panitia terbentuk, pengurus Ormawa perlu menyusun dan menerbitkan surat tugas secara resmi kepada setiap anggota panitia. Surat tugas ini menjadi dasar legal bagi panitia untuk menjalankan tugasnya, termasuk dalam mengakses berbagai fasilitas administrasi fakultas.

B. Penyusunan dan Persetujuan Proposal

Panitia pelaksana yang telah ditunjuk kemudian melakukan koordinasi awal berupa audiensi dengan Wakil Dekan I. Audiensi ini bersifat penting untuk memastikan bahwa substansi kegiatan yang akan dirancang telah sesuai dengan visi misi Ormawa dan mendukung pengembangan kemahasiswaan. Selain itu, Wakil Dekan I dapat memberikan masukan awal yang membantu panitia dalam menyusun proposal yang baik.

Setelah audiensi, panitia mulai menyusun proposal kegiatan secara rinci. Proposal tersebut harus mencakup latar belakang, tujuan, sasaran kegiatan, rencana anggaran biaya (RAB), susunan kepanitiaan, jadwal pelaksanaan, serta bentuk output kegiatan yang diharapkan. Proposal ini menjadi dokumen utama yang menunjukkan kesiapan panitia dalam menyelenggarakan kegiatan.

Proposal yang telah disusun selanjutnya diserahkan kepada Wakil Dekan I untuk dilakukan pengecekan kelengkapan dan substansi. Apabila dianggap layak, Wakil Dekan I akan memberikan paraf persetujuan sebagai bentuk verifikasi awal.

Setelah mendapat paraf dari Wakil Dekan I, proposal diserahkan oleh panitia kepada bagian Tata Usaha. Tata Usaha kemudian melakukan proses registrasi administratif terhadap proposal tersebut untuk mencatat kegiatan secara resmi dalam arsip fakultas. Setelah diregister, Tata Usaha menyampaikan proposal yang telah melalui proses tersebut kepada Dekan untuk ditandatangani sebagai bentuk pengesahan formal kegiatan.

Dengan adanya tanda tangan Dekan, proposal tersebut telah sah dan dapat menjadi dasar untuk melanjutkan ke proses pengajuan dana kegiatan.

C. Pengajuan dan Penggunaan Anggaran

Setelah proposal disetujui dan ditandatangani oleh Dekan, panitia dapat mengajukan permohonan dana melalui mekanisme anggaran Dana Kemahasiswaan (IDK). Permohonan IDK ini diajukan melalui bagian Tata Usaha dan diproses lebih lanjut oleh Bidang Keuangan (Wakil Dekan II dan Staff Keuangan). Panitia wajib mencantumkan dokumen-dokumen pendukung yang relevan agar proses pencairan dana dapat berjalan lancar.

Staf keuangan akan memverifikasi kembali kesesuaian ajuan dana dengan proposal yang telah disahkan. Setelah proses verifikasi dan pencairan selesai, dana dapat digunakan oleh panitia untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Panitia diharapkan menjaga akuntabilitas dalam penggunaan dana serta melakukan pencatatan setiap transaksi secara rinci.

D. Pelaporan dan Pertanggungjawaban

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, panitia wajib menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) yang mencakup laporan kegiatan secara naratif dan laporan keuangan. Dokumen ini berfungsi sebagai pertanggungjawaban resmi atas kegiatan yang telah dilaksanakan.

LPJ yang telah disusun selanjutnya diserahkan kepada staff keuangan untuk dilakukan pemeriksaan kesesuaian. Pemeriksaan ini penting untuk menilai kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan proposal awal, serta ketepatan penggunaan dana. Selanjutnya LPJ yang telah diperiksa oleh staf keuangan diserahkan ke Wakil Dekan II untuk diparaf.

Setelah LPJ mendapatkan paraf dari Wakil Dekan I, dokumen diserahkan kepada Dekan untuk diketahui. Tindakan ini menandakan bahwa pimpinan fakultas telah menerima dan mengakui bahwa kegiatan telah selesai dan dilaporkan dengan benar.

Terakhir, staf keuangan akan mendokumentasikan LPJ ke dalam arsip keuangan fakultas sebagai bagian dari proses audit dan pelaporan rutin.

4. Ketentuan Perbaikan

Dalam prosesnya, apabila terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian pada dokumen proposal maupun LPJ, maka panitia diminta untuk melakukan revisi atau perbaikan. Hal ini bisa disebabkan oleh ketidaksesuaian anggaran, kelengkapan dokumen yang kurang, atau substansi kegiatan yang perlu diperjelas. Untuk itu, komunikasi intensif dan koordinasi yang harmonis antara panitia, Wakil Dekan I, serta bagian Tata Usaha dan Keuangan sangat dianjurkan.

5. Penutup

SOP ini disusun sebagai bentuk komitmen Fakultas Ilmu Komputer untuk menciptakan tata kelola kegiatan kemahasiswaan yang transparan, efektif, dan akuntabel. Seluruh pengurus Ormawa diharapkan dapat memahami dan menjalankan setiap tahapan prosedur ini dengan baik, agar kegiatan yang diselenggarakan dapat memberikan dampak positif baik bagi mahasiswa, fakultas, maupun masyarakat luas.

(Gambar 1: Alur Penyelenggaraan Kegiatan Kemahasiswaan di Fasilkom Unsika, klik di sini untuk menuju gambar asli)